Privacyverklaring
De Gerrit Rietveld Academie en het Sandberg Instituut, verder te noemen de Academie, respecteert de privacy van haar studenten en medewerkers en gaat volgens de eisen van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en vanaf mei 2018 volgens de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) om met jouw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en gebruiken en met welk doel.
Opslag en verwerking van persoonsgegevens
Opslag en verwerking van persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van onze bedrijfsprocessen. Dit moet met de grootst mogelijke zorgvuldigheid gebeuren omdat misbruik van persoonsgegevens grote schade kan berokkenen aan studenten, medewerkers en andere betrokkenen maar ook aan de Academie zelf. Bij de Academie vinden we het dan ook belangrijk dat we de persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, goed beschermen en gebruiken waarvoor ze zijn bedoeld. Het op een juiste manier verwerken van persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van het College van bestuur van de Academie. Maar daarnaast is ook iedere individuele medewerker en student zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met andermans persoonsgegevens.
De Rietveld Academie heeft een functionaris gegevensbescherming benoemd die belast is met het houden van intern toezicht op de naleving van de geldende privacywetgeving en daarnaast ook advies geeft. De functionaris gegevensbescherming is Pascal Pater en hij is bereikbaar via e-mail fg[at]rietveldacademie.nl en/of fg[at]sandberg.nl.
Doeleinden en grondslag
De Academie verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.
Ben je een student, dan verwerken we jouw persoonsgegevens omdat je je bij ons hebt aangemeld en/of omdat je je bij ons hebt ingeschreven voor een cursus, een bacheloropleiding aan de Rietveld Academie of een masteropleiding aan het Sandberg Instituut. We verwerken jouw gegevens om goed onderwijs te kunnen leveren, je studievoortgang te kunnen volgen en je optimaal te kunnen faciliteren gedurende je studie. Daarbij verwerken we alleen gegevens die ter zake dienend zijn of nodig zijn om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Voorbeelden van bestanden of systemen waarin je gegevens verwerkt worden zijn onder andere het studenteninformatiesysteem Osiris voor de aanmeld-, inschrijf-, cursisten-, exchange- en studievoortgangsregistratie, Uitleensystemen van de Bibliotheek en Facilitaire Uitleen, maar je gegevens worden ook verwerkt in een financieel systeem, ten behoeve van de verwerking van het collegegeld. Voor een uitgebreide uitleg over de doelen en de grondslagen ten aanzien van de verwerking van je studentgegevens verwijzen we je naar Bijlage 1.
Bijlage 1: verwerking persoonsgegevens studenten en cursisten GRA en studenten SI
Ben je een medewerker aan de Rietveld Academie en/of het Sandberg Instituut, dan verzamelen we jouw gegevens om je goed te kunnen faciliteren in het uitvoeren van je functie, ten behoeve van het uitbetalen van je salaris en om je goed te kunnen begeleiden gedurende de tijd dat je voor ons werkt. Ook daarbij verwerken we alleen gegevens die ter zake dienend zijn of nodig zijn om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Voorbeelden van bestanden of systemen waarin we deze gegevens verwerken zijn onder andere het personeelsinformatiesysteem, waar de salaris- en personeelsadministratie onderdelen van zijn, en de financiële administratie. Voor een uitgebreide uitleg over de doelen en de grondslagen ten aanzien van de verwerking van gegevens van medewerkers verwijzen we je naar Bijlage 2.
Gegevens die jij in vertrouwen deelt, mogen alleen met jouw toestemming verwerkt of verder gedeeld worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens over een functiebeperking.
Gegevensverstrekking aan derden
Alleen als het noodzakelijk is voor de uitvoering van de (onderwijs)overeenkomst die je met ons hebt, of om te voldoen aan een wettelijke of zorgplicht, kan het zijn dat wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan anderen. Organisaties waar wij persoonsgegevens mee uitwisselen zijn onder meer:
- De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
- Ministerie OC&W
- Inspectie voor het Hoger Onderwijs
- Overheidsinstellingen als het ABP
- Gemeenten
- Arbo dienst
- Belastingdienst
- De Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) ten behoeve van verblijfsvergunning plichtige studenten.
Daarbuiten zullen we de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken tenzij dit door jou persoonlijk is toegestaan of omdat dit wettelijk is verplicht. We verstrekken in geen enkel geval jouw gegevens aan partijen die behoren tot landen buiten de EU, de zogenoemde ‘derde landen’.
Bewaartermijnen
De Rietveld Academie bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de eerdergenoemde doelen te realiseren. De Rietveld Academie vernietigt de persoonsgegevens na het verlopen van de bewaartermijn, tenzij de gegevens bedoeld zijn voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. In het laatste geval archiveren wij de gegevens. De Academie hanteert de 'Selectielijst Hogescholen' als uitgangspunt voor de bewaar- en vernietigingstermijnen.
Informatie die we automatisch verzamelen (cookies)
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn technische, functionele en analytische cookies. De cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt, onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen en de cookies worden gebruikt om de website te optimaliseren. Je moet hiervoor zelf toestemming geven. Wil je geen toestemming geven, dan kun je je browser zo instellen dat je tijdens je bezoek aan onze website geen cookies ontvangt. Dat kan tot gevolg hebben dat je niet meer van alle mogelijkheden van onze website(s) gebruik kunt maken.
Cameratoezicht
De Academie maakt gebruik van cameratoezicht in de gebouwen en op het terrein ten behoeve van de bescherming van onze eigen veiligheid en die van onze eigendommen. Het gebruik van camera’s is vastgelegd in een protocol ‘Cameratoezicht’. De beelden van de deze camera’s worden niet gedeeld met onbevoegden of derden. De beelden worden automatisch vernietigd na een periode van 4 weken.
Jouw rechten
Je hebt het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. In zo’n geval zal het gegeven alleen nog verwerkt worden om aan een wettelijke plicht te voldoen. Bestaat zo’n plicht niet dan wordt het gegeven verwijderd. Daarnaast heb je het recht om eventuele eerdere toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door de Academie en heb je het recht op gegevens-overdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar jou of naar een andere door jou genoemde organisatie te sturen.
Wil je gebruik maken van bovenstaande rechten, stuur dan een verzoek naar de functionaris gegevensbescherming via fg[at]rietveldacademie.nl of fg[at]sandberg.nl.
De Academie neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van gegevens tegen te gaan. Om de persoonsgegevens optimaal te beschermen worden deze gegevens opgeslagen op beveiligde (web)servers. Indien je van mening bent dat de Academie niet correct handelt bij de verwerking en beveiliging van jouw persoonsgegevens of als je hiervan een vermoeden hebt, kun je een schriftelijke klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming. Levert een klacht uiteindelijk niet het gewenste resultaat op? Dan heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Privacy statement van derden
Dit privacy statement is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website(s) van de Rietveld Academie of het Sandberg Instituut zijn verbonden. De Academie aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid met betrekking tot de wijze waarop deze derden omgaan met persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De actuele privacyverklaring wordt op onze websites gepubliceerd.
Begrippenlijst
Een uitleg ten aanzien van de gehanteerde begrippen in deze Privacyverklaring kun je hier vinden.