De Gerrit Rietveld Academie zoekt voor de afdeling Studentenzaken een:
Functioneel beheerder voor (24-32) per week (m/v/x)
De organisatie
De Gerrit Rietveld Academie is een zelfstandige hogeschool waarbinnen de bacheloropleiding Beeldende Kunst en Vormgeving in verschillende afstudeerrichtingen zijn ondergebracht. Daarnaast biedt de academie vijf masteropleidingen en een wisselend aantal tijdelijke masterprogramma’s verzorgd door het Sandberg Instituut, twee vooropleidingen en 23 werkplaatsen. De onderzoeksorganisatie van de Gerrit Rietveld Academie bestaat uit drie onderzoeksgroepen artistieke en theoretische onderzoeks- en promotieprojecten stimuleert en ondersteunt. De academie telt rond de 850 studenten en 130 cursisten (vooropleiding). De studenten zijn afkomstig uit 55 verschillende landen en 67% van de studenten komt van buiten Nederland.
De docenten die aan de academie verbonden zijn, zijn veelal ook zelfstandig kunstenaar of ontwerper of hebben een praktijk die verbonden is met het artistieke veld als beschouwer of theoreticus.
De academie kenmerkt zich door onderzoeksmatig en experimenteel kunstonderwijs, waar (hoofd)docenten, werkplaatsspecialisten, studenten en medewerkers samen vorm en inhoud geven aan onderwijs en onderzoek. Diversiteit en inclusie, ecologie en duurzaamheid zijn belangrijke speerpunten van de academie en vormen daarom een leidraad voor het handelen van de leden van de academiegemeenschap. De academie heeft een gedragscode en vraagt studenten en medewerkers deze na te leven.
De dagelijkse leiding is in handen van het College van Bestuur (CvB) en de directeur Bachelor, directeur Master en de directeur Bedrijfsvoering. Het CvB legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht (RvT). Het onderwijs wordt ondersteund door stafafdelingen, zoals de Financiële administratie, Studentenzaken, IT, Facilitaire Zaken, Public & Projects en de afdeling P&O. De academie telt circa 350 medewerkers.
Onze afdeling
De functie is gepositioneerd binnen het team Studentenzaken. Het team is zelfsturend en houdt zich bezig met de volgende processen die door een proces coördinator begeleid worden:
- Uitwisseling + verblijfsvergunningen
- Toelatingen en aanmeldingen
- Huisvesting
- Verklaringen
- Studievoortgang + Rapportages
- In- en uitschrijvingen
Wat ga je onder andere doen?
Wij zijn op zoek naar een proactieve functioneel beheerder voor onze afdeling Studentenzaken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheer en de optimalisatie van diverse systemen die essentieel zijn voor de uitvoering van onderwijs- en ondersteunende processen, zoals OSIRIS en Studielink.
De afgelopen twee jaar hebben we hard gewerkt aan het implementeren van Studielink, debiteuren in OSIRIS, aan het automatiseren van processen zoals aanmelding, toelating, exchange en IND.
In samenwerking met 3 ervaren 'key users' zorg je voor de verdere ontwikkeling van de incident- en changemanagementprocessen.
Op de korte termijn is een belangrijke taak van de functioneel beheerder om het (belang van) testen van nieuwe processen door te voeren in de organisatie van het team. Daarnaast draag je in samenwerking met 3 ervaren 'key users' zorg voor de verdere ontwikkeling van incident- en changemanagementprocessen, het automatiseren van studievoortgangoverzichten en afstemming vinden met betrekking tot de informatievoorziening op vragen vanuit het CvB/MT.
Taken en verantwoordelijkheden
• Beheer en optimalisatie van OSIRIS-modules: Verantwoordelijk voor de inrichting en optimalisatie van verschillende OSIRIS-modules, en leveranciersmanagement.
• Ondersteuning van gebruikers: Leveren van functionele ondersteuning aan gebruikers binnen de academie, inclusief het begeleiden bij het werken met OSIRIS, het opstellen van rapportages en het genereren van verklaringen.
• Samenwerking met super users: Intensieve samenwerking met super users om nieuwe functionaliteiten van OSIRIS te implementeren, van de initiële planning tot de uiteindelijke uitvoering.
• Incident- en changemanagement: Aanspreekpunt zijn voor incidentbeheer en changemanagement, inclusief het coördineren van wijzigingsverzoeken en het opzetten van testprocessen voor systeemwijzigingen
• Beheer van gebruikersaccounts: Het beheren van gebruikersaccounts en profielen in OSIRIS, inclusief het waarborgen van toegangscontrole en het verlenen van ondersteuning bij accountbeheer.
• Kwaliteitsbewaking van gegevens: Het controleren van berichtenverkeer in Studielink en de afstemming met DUO, zodat de bekostigingsinformatie tijdig en correct wordt aangeleverd. Daarnaast draagt u bij aan de bewaking van de kwaliteit en consistentie van gegevens binnen de systemen.
• Rapportages en analyses: Het beheren van complexe queries in Business Objects en online formulieren in Formdesk, ter ondersteuning van het management en de administratie.
• Geeft input en neemt deel aan de jaarlijkse interne en externe security audits.
Wat voor profiel heb je?
• Je hebt een (bij voorkeur) IT-gerelateerde opleiding op HBO-niveau en beschikt over sterk analytisch denkvermogen;
• Je hebt ervaring met OSIRIS en/of vergelijkbare studentinformatiesystemen;
• Je bent in staat om testprocessen op te zetten en te begeleiden en hebt ervaring met incident- en changemanagement.
• Je hebt een sterke persoonlijkheid, werkt servicegericht en beschikt over goede communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels.
• Je hebt affiniteit met het onderwijs en begrijpt de behoeften van zowel medewerkers als studenten.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken en schakelt snel tussen verschillende belangen om tot efficiënte oplossingen te komen.
• Je bent bereid om voornamelijk fysiek op de academie aanwezig te zijn.
Arbeidsvoorwaarden
• Een uitdagende functie bij een dynamische instelling binnen een klein, zelfsturend team, met ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• De functie is volgens de cao Hoger Beroepsonderwijs ingeschaald in schaal 9 dat sinds 1 januari 2025 een maximum kent van € 4.909,21 bruto per maand op basis van een fulltime aanstelling (40 uur per week). Het geboden inschalingssalaris wordt bepaald op basis van kennis en ervaring.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%, een zeer ruim aantal vakantiedagen, een pensioenregeling en ontwikkelmogelijkheden;
• Informatie over het contract, zoals contractduur en of uitzicht is op een vaste aanstelling, te werken uren per jaar;
• Als je geen EU-nationaliteit hebt, dien je te beschikken over de juiste verblijfs- en werkvergunning. Als je niet in Nederland woont, heb je een RNI/BSN-nummer (registratie niet-inwoner) nodig, ongeacht de contractvorm. Je moet hier zelf voor zorgen. HR controleert dit vóór indienstneming.
• Een jaarcontract, met de intentie bij gebleken geschiktheid dit met een jaar te verlengen en hierna om te zetten in een vaste aanstelling.
Diversiteit
De Gerrit Rietveld Academie streeft een bredere vertegenwoordiging van het personeel, studenten, partners en programma’s na die de diversiteit van de stad weerspiegelt. Iedereen die denkt daar een bijdrage aan te kunnen leveren wordt nadrukkelijk uitgenodigd om te reageren.
Interesse?
Stuur je sollicitatiebrief en CV naar vacatures@rietveldacademie.nl met als onderwerp ‘functioneel beheerder’ en we zullen je dan zo snel mogelijk aangeven hoe we verder gaan. De sluitingsdatum van deze vacature is 12 januari 2025. Gesprekken vinden plaats op maandag of dinsdag 21 januari 2025 en maandag 27 of woensdag 29 januari 2025. We kijken uit naar je reactie!
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.